Polityka prywatności Bezpośrednia Spedycja Drogowa

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Bezpośrednia Spedycja Drogowa (dalej: „Spółka”, „my”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz – w razie potrzeby – poza jej granicami.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest: Bezpośrednia Spedycja Drogowa, działająca w branży transport i logistyka, prowadząca działalność na terytorium Polski.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z nami:

• pocztą tradycyjną na adres siedziby (jeżeli został wskazany w umowie lub na stronie internetowej),
• e‑mailem lub telefonicznie, zgodnie z danymi kontaktowymi podanymi w naszych materiałach informacyjnych lub na stronie internetowej.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Dane mogą być przetwarzane w szczególności na podstawie:

   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu zawarcia i wykonania umowy (np. umowy przewozu, spedycji, obsługi logistycznej),
   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (np. obowiązki podatkowe, księgowe, archiwizacyjne),
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (m.in. dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom),
   • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na podstawie udzielonej zgody, jeżeli jest wymagana (np. w celu marketingu bezpośredniego środkami elektronicznymi, jeśli prawo tego wymaga).

4. Zakres przetwarzanych danych osobowych W związku z działalnością w obszarze transportu i logistyki możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma (nazwa) przedsiębiorcy, NIP, REGON, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (jeżeli jest to niezbędne),
   • dane kontaktowe: adres, adres e‑mail, numery telefonów,
   • dane dotyczące umowy i realizacji zleceń: numery i treść umów, zamówień, zleceń transportowych, dane dotyczące ładunków, miejsca załadunku i rozładunku, terminy, informacje o płatnościach,
   • dane kierowców i osób kontaktowych: imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, numery rejestracyjne pojazdów,
   • dane związane z korzystaniem z serwisu internetowego: adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, pliki cookies (o ile korzystamy z serwisu i narzędzi analitycznych – szczegółowe informacje mogą być zawarte w odrębnej polityce cookies),
   • inne dane przekazane nam dobrowolnie przez klientów, kontrahentów lub osoby współpracujące, w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu.

5. Cele przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach: 1) Zawarcie i wykonywanie umów z klientami, podwykonawcami, przewoźnikami, dostawcami oraz innymi partnerami biznesowymi, w tym:

   • przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych i logistycznych,
   • organizacja przewozów, załadunków, rozładunków,
   • rozliczenia finansowe, wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych,
   • obsługa reklamacji i zgłoszeń. 2) Wypełnianie obowiązków prawnych, w szczególności wynikających z:
   • przepisów podatkowych i o rachunkowości,
   • przepisów dotyczących transportu drogowego,
   • przepisów archiwalnych. 3) Prawnie uzasadnione interesy administratora, takie jak:
   • dochodzenie, ustalanie i obrona przed roszczeniami,
   • zapobieganie nadużyciom i oszustwom,
   • kontakt w ramach bieżącej współpracy biznesowej,
   • zapewnienie bezpieczeństwa usług, systemów oraz transportu. 4) Cele marketingowe, w tym:
   • przedstawianie ofert i materiałów informacyjnych dotyczących naszych usług,
   • przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną – wyłącznie w granicach dopuszczonych przez prawo i po uzyskaniu wymaganych zgód.

6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów, następującym kategoriom odbiorców:

   • podmioty współpracujące z nami w ramach realizacji usług transportowych i logistycznych (przewoźnicy, spedytorzy, operatorzy magazynowi, firmy kurierskie),
   • dostawcy usług technicznych i organizacyjnych (np. firmy IT, hostingowe, systemy księgowe, systemy transportowe, serwisy telekomunikacyjne),
   • biura rachunkowe, doradcy podatkowi i prawni, kancelarie prawne,
   • firmy ubezpieczeniowe, brokerzy ubezpieczeniowi,
   • organy publiczne i instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe, służby kontrolne, sądy, organy ścigania),
   • inni kontrahenci, jeżeli wynika to wprost z umowy lub zlecenia.

W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i na podstawie odpowiednich umów (w tym umów powierzenia przetwarzania danych, jeśli jest to wymagane).

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) Co do zasady przetwarzamy dane osobowe na terytorium Polski oraz innych państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W sytuacji, gdy realizacja usługi transportowej lub logistycznej wymaga przekazania danych do państwa spoza EOG, przekazanie to może nastąpić wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, zgodne z RODO (np. standardowe klauzule umowne, decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, inne instrumenty przewidziane w przepisach).

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony dla ochrony naszych praw. W szczególności:

   • dane związane z umowami oraz rozliczeniami – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów cywilnych oraz przez okres wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, a następnie przez okres niezbędny do udokumentowania zgodności z prawem przetwarzania,
   • dane potrzebne do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – do upływu odpowiedniego okresu przedawnienia.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane osobowe przetwarzamy, przysługują następujące prawa (w granicach przewidzianych przez przepisy prawa):

   • prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz wglądu w ich treść,
   • prawo sprostowania (poprawiania) danych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeżeli dane nie są już niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, lub gdy zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania,
   • prawo ograniczenia przetwarzania – np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu,
   • prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany,
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą,
   • prawo do cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem,
   • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy prawa.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

10. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, lecz w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub wykonania obowiązków prawnych.

    • Brak podania danych wymaganych do zawarcia umowy może uniemożliwić świadczenie usług transportowych i logistycznych.
    • W przypadku danych zbieranych na podstawie zgody – ich podanie jest dobrowolne, lecz może być konieczne, abyśmy mogli realizować określone działania (np. przesyłanie informacji marketingowych).

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałoby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływało. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy takie rozwiązania, poinformujemy o tym odrębnie, wskazując zasady ich stosowania oraz przysługujące prawa.

12. Środki bezpieczeństwa Dążymy do zapewnienia jak najwyższego poziomu ochrony danych osobowych, w szczególności poprzez:

    • stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapobiegających utracie, zniszczeniu, nieuprawnionemu dostępowi lub ujawnieniu danych,
    • ograniczanie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych osób,
    • regularne przeglądy procedur bezpieczeństwa oraz ich dostosowywanie do aktualnych zagrożeń i wymogów prawnych.

13. Pliki cookies i logi serwera Jeżeli korzystamy z serwisu internetowego, możemy używać plików cookies i innych podobnych technologii w celach:

    • zapewnienia prawidłowego działania strony,
    • dostosowania treści do preferencji użytkownika,
    • tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin i analizy ruchu.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowania plików cookies mogą być zawarte w odrębnej polityce cookies, dostępnej w serwisie.

14. Zmiany Polityki prywatności Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku konieczności jej dostosowania do aktualnych przepisów prawa, zmian w zakresie stosowanych technologii lub sposobu świadczenia usług. Zmiany będą publikowane w zaktualizowanej wersji Polityki. Zaleca się okresowe zapoznawanie się z jej treścią.

15. Kontakt Wszelkie pytania, wnioski i zgłoszenia dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kierować do Bezpośrednia Spedycja Drogowa z wykorzystaniem danych kontaktowych podanych w naszych umowach, dokumentach handlowych lub na stronie internetowej Spółki.